Filas, Columnas y Celdas

Como parte de la interfaz de Excel 2013, debemos conocer lo que hay en una hoja de trabajo (celdas, columnas, filas y más). Pero no se preocupe, pues explicaremos con más detalles sobre las hojas de trabajo.

Encabezado de columna:

Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas.

Encabezados de fila:

Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576.

Celda y Celda Activa:

La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y de color verde bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa.

Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.

Etiquetas de Hoja:

Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres para ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.

Terminologías de Excel

Excel es una aplicación tan completa que presenta su propia terminología de trabajo. A continuación podrá conocer los diversos nombres que posee las características de Excel y pueda familiarizarse con lo que se explicará en esta y otras secciones de este libro.

Libro de trabajo

Un Libro de trabajo (o simplemente Libro) es un archivo en el cual usted almacena sus datos. Piense en un libro como un cuaderno de anillado. Cada libro contiene al menos una hoja, y un nuevo libro posee una o más hojas, nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las personas utilizan los libros para organizar, gestionar y consolidar datos.

Hoja de trabajo

Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas. Cada Libro de Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 columnas. Cada columna está etiquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA, seguida por AB y así sucesivamente. La última columna en una hoja es XFD. Cada fila está etiquetada usando un número, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila 1,048576.

Celda

Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un único nombre llamado dirección de celda. Una dirección de celda es la designación formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en la intersección de la columna A y la fila 8 es llamado celda A8, y A8 es su dirección de celda.

Puntero de celda

El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.

Celda Seleccionada Actualmente

Usted hace clic en una celda para seleccionarlo. Excel identifica la celda seleccionada actual, también llamada la Celda Activa, rodeándola con un borde verde grueso que contiene un pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha. Ese pequeño cuadrado verde es llamado Controlador de Relleno.

Rango

El termino rango refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Para identificar un rango, usted utiliza una combinación de dos direcciones de celdas: las direcciones de la celda en la esquina superior izquierda del rango. Y la dirección de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Un signo dos puntos (:) separa las dos direcciones de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.

Barra de fórmulas

La Barra de fórmulas está formada de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de fórmulas, el Cuadro de Nombres muestra la ubicación de la celda activa.

El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la información almacenada en la celda activa. Si una celda contiene una fórmula aparece en el áreaContenido de Celda, mientras que el resultado de la fórmula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar en el extremo derecho del área Contenido de celda para expandir el tamaño del área Contenido de Celda verticalmente.

Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botones más aparecen; clic en Introducir (visto bueno) para aceptar la entrada que aparece en el área Contenido de Celdas, o clic en Cancelar (una X) para abortar cualquier escritura y regresar a los contenidos de la celda.

Creando un libro en blanco

Existen varias formas de comenzar a trabajar con Excel, y lo primero es crear un libro. Cuando inicia Excel 2013 lo primero que aparecerá es la pantalla de inicio. Desde aquí se muestran plantillas para crear un libro, y la plantilla con la cual debe trabajar se llama Libro en blanco.

Si en caso la pantalla de inicio no se muestre, entonces usted estará en otra vista llamada Backstage. Desde esta vista también puede crear un libro nuevo desde la opción Nuevo y seleccionando Libro en blanco. Para acceder a la vista Backstage debe hacer clic en la ficha Archivo.

Desplazarse por Excel

El área donde debemos trabajar se le conoce como Hoja de trabajo (o comúnmente llamado Hoja), dentro de esta hoja se encuentra una gran cantidad de celdas que son los almacenadores de datos, tenga en cuenta que cada celda es totalmente independiente, así que puede ingresar una gran cantidad de datos (Números, Textos o Fórmulas).

Utilice las teclas direccionales (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha) de su teclado para dirigirse una a una por las diversas celdas que se encuentran en la hoja. Cada vez que se dirige a alguna celda, esta se vuelve la Celda activa.

También puede utilizar la tecla Enter para desplazarse hacia abajo celda por celda, aunque Enter funciona mejor cuando introducimos texto en ellas. Utilice Mayus + Enter para desplazarse hacia arriba celda por celda. Cuando necesitas desplazarte hacia la derecha, utilice la tecla Tab y Mayus + Tab para desplazarte a la izquierda.

Desplazarse por el contenido

Analicemos la siguiente imagen, en el ejemplo se ha creado una estructura de tablas separadas. Cuando crea estructuras de tablas separadas, Excel actúa inteligentemente y trata a cada estructura de forma independiente. Por ejemplo si tenemos como celda activa a A4 y pulsamos Ctrl + Derecha, te vas a desplazar a la última celda de la misma fila de la estructura de tabla actual, es decir en J4.

Si volvemos a pulsar Ctrl + Derecha, la celda activa sería la primera celda de la misma fila de la siguiente estructura de tabla, L4, y repetimos la acción Ctrl + Derecha y obtenemos como celda activa M4. Pueden repetir esto con todas las teclas direccionales.

Desplazarse a los extremos de la hoja

Cuando no existe contenido en una hoja, es más sencillo llegar a los extremos de la misma, por ejemplo A1 es un extremo de la hoja, si pulsamos Ctrl + Derecha, la celda activa sería XFD1. Haga lo mismo con Ctrl + Abajo para dirigirse a la última fila 1048576.

13.17. Insertar Hojas

Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Excel 2013 y versiones anteriores, han presentado tres o menos hojas; suponiendo que deben ser suficientes para trabajar, aunque para algunos usuarios no lo es. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando cronológicamente, pero quizá en desorden si utilizan métodos antiguos de agregación de hojas de cálculo.

Nota: Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un libro de Excel, más recursos de memoria consumen.

Para insertar una hoja utilice el botón Hoja nueva ubicado a la derecha de las etiquetas de hojas con un signo más. Este botó agregará una hoja nueva después de la hoja seleccionada.

También puede usar un método más tradicional siguiendo estos pasos:

1° Haga clic derecho en una hoja y seleccione Insertar.

2° En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en Hoja de cálculo y clic en Aceptar.

Este método de inserción de hojas hace que aparezca una nueva antes de la hoja seleccionada.

También puede usar un método desde la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Inicio, y en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y seleccione Insertar hoja.

Guardar los libros de Excel

Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo.

Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, la vista Backstage se abre y aparecen las opciones de Guardar como. Desde estas opciones usted podrá guardar su archivo en un sitio de Office 365, en SkyDrive, o en su equipo local. Cuando elige una de las opciones disponibles para guardar sus archivos, aparecerán algunos directorios recientes si es que ha utilizado alguno, también estará ahí el botón Examinar, que permite el cuadro de diálogo Guardar como tal como lo conocemos y donde podrá agregar un nombre para su libro, elegir un tipo de archivo y elegir la ruta de almacenamiento.

Cuando ya ha guardado su archivo, usted puede continuar agregando datos y cambiando su diseño en su contenido, cuando necesite guardar nuevamente, solo use el botón Guardar. Este comando permite guardar los cambios realizados en su libro con el mismo nombre, la misma ruta y el mismo tipo de archivos. El comando Guardar se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido y en la vista Backstage.

Para guardar su archivo en su equipo local siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar como, si es la primera vez que guarda, puede hacer clic en Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o desde la vista Bakcstage.

2° En la lista de opciones de almacenamiento, haga clic en Equipo.

3° A la derecha en la lista de Carpetas recientes, haga clic en Examinar.

4° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio.

5° En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para su libro.

6° Verifique que en Tipo esté seleccionado Libro de Excel y luego haga clic en Guardar.

Abrir Libros de trabajo

Una vez guardado los archivos usted puede volver a abrirlos y continuar con su trabajo. En la pantalla de inicio a la izquierda encontrará una lista de archivos recientes y puede hacer clic en uno de ellos para abrirlo. También puede usar la vista Backstage y el comando Abrir para encontrar una lista de archivos recientes más completa, y las opciones de almacenamiento disponibles de Office 365, SkyDrive o de su equipo local.

En la opción Libros recientes encontrará los archivos con los que ha trabajado recientemente. Además podrá ver su ruta de almacenamiento y una chincheta a la derecha de cada opción para poder anclar a la lista permanentemente.

Más debajo de la lista de Libros recientes encontrará el botón Recuperar libros no guardados. Con este comando podrá ingresar al cuadro de diálogo Abrir dentro e la ruta C: | Usuarios | (Nombre de usuario) | AppData | Local | Microsoft | Office | UnsavedFiles donde podrá recuperar sus archivos que posiblemente no fueron guardados debido a una estabilidad del sistema.

Este mismo cuadro de diálogo Abrir ayuda a que pueda abrir otros archivos almacenados en cualquiera de sus directorios de almacenamiento.