Gráficas en Microsoft Excel

Creando un gráfico

Antes de comenzar a crear un gráfico debe tener algunos números, a lo que generalmente conocemos como datos. Los datos están almacenados en las celdas de una hoja, pero no necesariamente puede ser en una sola hoja, estos datos pueden estar en otras hojas de su mismo libro o en un libro diferente.

Los gráficos son objetos que se colocan en las hojas de Excel y están compuestas por diversas series de datos que se muestran gráficamente.  La forma en cómo se muestran las series de datos se basa al tipo de gráfico seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un gráfico de líneas que usa tres series, entonces el gráfico contendrá 3 líneas, cada una representando a una serie de datos. Los datos para cada una de las series se encuentran almacenados en una fila o columna separada.

Como puede ver en el gráfico, cada punto en la línea está creado por los valores de cada celda y estos se pueden ver gracias a los marcadores. Para distinguir las líneas en el gráfico puede verificar la leyenda a la derecha donde muestra el color de cada línea, además de los marcadores que contienen diversas formas. Por ejemplo, para Febrero se ha usado una línea roja con marcador cuadrado, y para Marzo una línea verde con marcador triángulo.

Para dar un vistazo al gráfico y entenderlo de manera rápida, podemos darnos cuenta que existe una línea para cada mes de una lista de frutas. Por ejemplo, en Enero, la fruta más vendida fueron los melocotones llegando casi a los S/. 5000.00; en Febrero vemos que fresas fue la fruta más vendida.

Lo que debemos tener en mente es que los gráficos son dinámicos, significa que las series están enlazadas con los datos en sus celdas. Si algún dato cambia en la celda, el gráfico automáticamente se actualizará y mostrará los nuevos cambios.

Seleccionando datos para crear un gráfico

Cuando comenzamos a crear un gráfico primero debemos seleccionar los datos. Existen dos técnicas para seleccionar datos: Contiguos y no contiguos.

Generalmente muchos usuarios utilizan el método de selección contigua. En un rango rectangular se encuentran los datos a seleccionar. A la izquierda, muchas veces se encuentran los datos que usaremos como series, en la parte superior encontraremos los datos que serán usados como categorías en el eje horizontal del gráfico. La celda superior izquierda generalmente está vacía. Las celdas contendrán los valores que darán forma al gráfico.

Si usamos los datos de la figura anterior, entonces seleccionaríamos A2:D5 para crear un gráfico de columnas y obtener una idea del crecimiento de cada empresa en los últimos 3 años. El rango A3:A4 son usados como series individuales, mientras que B2:D2 son usados como las categorías del eje horizontal.

En ocasiones los datos pueden encontrarse en un rango no contiguo. Si usamos los datos de la figura anterior, vemos una última columna de nombre Ventas. Es posible que quiera crear un gráfico que muestre las ventas de las empresas más representativas en el campo de la Tecnología.

Seleccione primero sus celdas A2:A5 y luego pulsando la tecla Ctrl seleccione E2:E5. Luego ya puede proceder a crear su gráfico.

La siguiente imagen muestra un gráfico Circular seccionado 3D mostrando partes seccionadas de las ventas de cada empresa.

Crear un gráfico

Una vez seleccionado sus datos, haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráfico, haga clic en alguna de las galerías mostradas y elija un tipo de gráfico. Si tiene dudas sobre que gráfico crear señale cada tipo de gráfico para acceder a una descripción del mismo. Esta descripción es mucho más detallada que en el cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Los gráficos creados en Excel son incrustados en algún lugar de la hoja. Por lo general, deberá mover el gráfico y colocarlo en la posición adecuada. También puede redimensionar el gráfico para hacer más visible los datos.

Use la tecla F11 si desea crear un gráfico por defecto en una nueva hoja tal como lo muestra la siguiente imagen. Use Alt + F1 si desea crear un gráfico por defecto en la misma hoja como objeto incrustado (embebido).

El gráfico por defecto al instalar Excel es Columna 2D. Es seguro que muchos usuarios no usan ese tipo de gráfico.

Dejar que Excel decida por mí

En esta versión de Excel ahora existe el comando Gráficos recomendados, con esta opción usted podrá ver los gráficos que Excel le sugiere en base a sus datos seleccionados. Para activar las opciones de gráficos recomendados, en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en Gráficos recomendados.

En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, se encuentra activa la ficha Gráficos recomendados. Como puede observar, Excel está recomendando 3 tipos diferente de gráficos que son basados a los datos seleccionados. Si cree que alguno cumple con lo que necesita mostrar, haga clic en él y luego clic en Aceptar.

Personalizando el Diseño y Estilos de un gráfico

SI queremos personalizar rápidamente un gráfico, el método más común es usando la ficha Diseño con sus grupos Diseños de gráfico y Estilos de diseño. Por ejemplo, con el grupo Diseños de gráfico podrá variar los diversos elementos de gráficos que existen mientras que en Estilos de gráfico podrá cambiar los esquemas de colores.

Seleccionando un Diseño de gráfico

El grupo Diseños de gráfico presenta una galería con diferentes combinaciones de los elementos de un gráfico. Estos elementos van desde la un título hasta la posición de una leyenda. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podrá elegir diversas combinaciones.

La siguiente imagen muestra un gráfico con el Diseño 5. Este diseño presenta un Título principal para el gráfico y un título para el eje vertical. Además presenta una tabla de datos con las series (como filas) y categorías (como columnas).

Seleccionando un estilo de diseño

En el grupo Estilos de diseño encontrará una variación de estilos predefinidos que puede aplicar a su gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico esta galería podría variar en sus diseños.

Cuando selecciona su gráfico, a la derecha del mismo aparece un botón con el ícono de un pincel, si hace clic en se botón aparecerá también la galería de estilos de diseño.