Fórmulas y Funciones

Elementos de una fórmula

Una fórmula ingresada en una celda consiste en cinco elementos:

        * Operadores: Estos incluyen símbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar).

        * Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse a celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una hoja de otro libro.

        * Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y “Resultado final” (una cadena, encerrada en comillas).

        * Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o PROMEDIO y sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en paréntesis, y proporcionan ingreso para los cálculos de las funciones.

        * Paréntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula son evaluadas.

Ingresar una fórmula

Cuando usted escribe un signo igual en una celda vacía, Excel asume que usted está ingresando una fórmula porque una fórmula siempre comienza con un signo igual.  Lo flexible que es Excel también le permite a usted comenzar su fórmula con un signo menos o un signo más. Sin embargo, Excel siempre inserta el signo igual adelante después de ingresar la fórmula.

Como un regalo para los usuarios de Lotus 1-2-3, Excel también le permite a usted usar un símbolo (@) para comenzar una fórmula que comienza con una función. Por ejemplo, Excel acepta cualquiera de las siguientes fórmulas:

=SUMA(A1:A500)

@SUMA(A1:A500)

Usted puede ingresar una fórmula dentro de una celda de dos formas: Ingresándolo manualmente, o ingresándolo al señalar las celdas que serán usadas en la fórmula.

Ingresar una Fórmula manualmente

Ingresar una fórmula manualmente involucra, bueno, ingresarlo manualmente. Usted simplemente activa una celda y escribe un signo igual (=) y luego la fórmula. A medida que escribe, los caracteres aparecen en la celda así como en la barra de fórmula. Después de ingresar la formula, pulse Enter.

Nota: Cuando escribe una fórmula matricial, usted debe pulsar Ctrl + Mayus + Enter en lugar de solo Enter. Una fórmula matricial es un tipo de formula especial para varios tipos de datos anidados.

Después de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la fórmula. La fórmula aparece por sí misma en la barra de fórmula cuando la celda es activada.

Ingresar una fórmula señalando celdas

El otro método de ingresar una fórmula aún involucra algo de la entrada manual, pero usted puede simplemente señalar las celdas de referencia  en lugar de escribirlos manualmente. Por ejemplo, para ingresar la fórmula =A1+A2 en la celda A3, siga estos pasos:

1° Seleccione la celda A3.

2° Escribe un signo igual (=) para comenzar la fórmula.

Note que Excel muestra Introducir en el lado izquierdo de la barra de estado.

3° Pulse la tecla direccional arriba dos veces.

Al pulsar esta tecla, note que Excel muestra un borde en movimiento alrededor de la celda y que la referencia de celda (A1) aparece en la celda A3 y en la barra de fórmula. También note que Excel muestra el texto Señalar en la barra de estado.

Si lo desea, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A1.

4° Escribe un signo más (+).

El borde intermitente se convierte en un borde solido azul alrededor de A1, y vuelve a aparecer Introducir en la barra de estado. El cursor en la celda también regresa a la celda original (A3).

5° Pulse una vez más la tecla direccional arriba (­ ). Se agrega A2 a la fórmula.

Si lo prefiere, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A2.

6° Pulse la tecla Enter para finalizar la fórmula.

Igual que con escribir una fórmula manualmente, la celda muestra el resultado de la fórmula, y la fórmula aparece en la barra de Fórmula cuando la celda es activada.

Si lo prefiere, puede hacer clic en el icono Introducir junto a la barra de fórmula.

Este método podría sonar un poco tedioso, pero esto es realmente muy eficiente una vez que consiga acostumbrarse a ella. Señalar para direccionar celdas en lugar de ingresarlos manualmente es siempre más rápido y más efectivo.

Pegar nombres

Usted puede asignar un nombre a una celda o rango. Si su fórmula utiliza nombres de celda o rangos, usted puede escribir el nombre en lugar de seleccionar cada celda o elegir el nombre de una lista y que Excel inserte el nombre por usted automáticamente.

Para insertar un nombre en una fórmula, posicione su cursor en la fórmula donde quiere que el nombre se ingrese y use alguno de estos dos métodos:

Pulse F3 para mostrar el cuadro de diálogo Pegar nombre. Seleccione el nombre y haga clic en Aceptar.

Tome ventaja de la característica Autocompletar fórmula. Cuando usted escribe una letra mientras construye una fórmula, Excel muestra una lista de diversas opciones. Estas opciones incluyen funciones y nombres. Use la flecha direccional abajo para seleccionar el nombre y a continuación pulse Tab para insertar el nombre en su fórmula.

Espacios y saltos de línea

Normalmente, usted ingresa una fórmula sin usar algún espacio. Sin embargo, usted puede usar espacios (e incluso saltos de línea) dentro de sus fórmulas. Haciéndolo de esa manera no afectará el resultado de la fórmula pero puede hacerla más fácil de leer y entender. Para ingresar un salto de línea en una fórmula, pulse Alt + Enter. La siguiente imagen muestra una fórmula que contiene espacios y saltos de línea.

Para que la barra de fórmulas muestre más que una sola línea, arrastre el borde inferior de la barra de fórmula hacia abajo.

El límite de las fórmulas

Una fórmula puede consistir hasta casi 8000 caracteres. En el caso poco probable de que necesite crear una fórmula que exceda este límite, usted debe separar la fórmula en varias fórmulas.  Usted también puede optar por crear una función personalizada usando Visual Basic para aplicaciones (VBA).

14.8. Ejemplo de fórmulas

Si usted sigue las siguientes instrucciones para ingresar fórmulas, usted puede crear una variedad de fórmulas. Esta sección le proporciona un vistazo a algunos ejemplos de fórmulas.

La siguiente fórmula multiplica 150 x .01, obteniendo 1.5. Esta fórmula utiliza solo valores literales, de modo que no parece muy útil. Sin embargo, esto puede ser útil para mostrar su trabajo cuando usted revise sus hojas más adelante.

=150*.01

Esta fórmula agrega los valores en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

La siguiente fórmula substrae el valor en la celda nombrada Gastos del valor en la celda nombrada Ingresos.

=Ingresos-Gastos

La siguiente fórmula utiliza la función SUMA para agregar valores en el rango A1:A12.

=SUMA(A1:A12)

La siguiente fórmula compara la celda A1 con la celda C12 usando el operador (=). Si los valores en las dos celdas son idénticos, la fórmula regresa VERDADERO; por lo contrario, regresará FALSO.

=A1=C12

Esta última fórmula substrae el valor en la celda B3 del valor en la celda B2 y a continuación multiplica el resultado por en valor en la B4.

=(B2-B3)*B4

 Editar fórmulas

Si usted hace cambios a sus hojas, usted puede necesitar editar fórmulas. O, si una fórmula regresa algún valor de error descritas más adelante en este capítulo, usted podría necesitar editar la fórmula para corregir el error. Usted puede editar su fórmula al igual como usted edita cualquier otra celda.

A continuación le mostraré varias formas para editar las celdas:

• Doble clic en la celda:
  Esto le permite a usted editar el contenido de la celda directamente en la celda. Esta técnica trabaja solo si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las celdas está seleccionado, esta opción se encuentra en la ficha Avanzadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel
• Pulse F2:
  Esto le pe||mitir editar directamente en las celdas no está seleccionado, la edición se producirá en la barra de fórmulas.
• Seleccione la celda de fórmula que quiera editar y haga clic en la barra de fórmula:
  Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas en la barra de fórmula.

Cuando usted edita una fórmula, usted puede seleccionar varios caracteres arrastrando el mouse sobre ellos o pulsando la tecla Mayus mientras usa las teclas direccionales. Usted puede también pulsar las teclas Inicio o Fin para seleccionar al inicio o al final de la línea actual de la fórmula.

Sugerencia: Suponga que tiene una fórmula extensa que contiene un error, y Excel no le permite ingresar en ella debido al error. En este caso, usted puede convertir la fórmula a texto e intentarlo nuevamente más tarde. Para convertir una fórmula a texto, solo quite el signo igual inicial (=). Cuando usted está listo para regresar a editar la fórmula, inserte el signo igual inicial para convertir el contenido de las celdas de nuevo en una fórmula.

Usar la barra de fórmulas como una calculadora

Si usted simplemente necesita realizar un cálculo, usted puede usar la barra de fórmula como una calculadora. Por ejemplo, ingrese la siguiente fórmula en cualquier celda:

=(145*1.05)/12

Debido a que esta fórmula siempre regresa el mismo resultado, usted puede preferir almacenar el resultado de la fórmula en lugar de la fórmula. Para hacerlo, pulse F2 para editar la celda. A continuación pulse F9, seguido de Enter.

Excel almacena el resultado de la fórmula (12.6875), en lugar de la formula. Esta técnica también trabaja si la fórmula utiliza referencias de celda.

Esta técnica es más útil cuando usa funciones de hoja. Por ejemplo, para ingresar la raíz cuadrada de 221 en una celda, escriba =RAIZ(221), pulse F9, y a continuación pulse Enter. Excel ingresa el resultado: 14.8660687473185. Usted también puede usar esta técnica para evaluar solo parte de una fórmula. Considere esta fórmula:

=(145*1.05)/A1

Si usted quiere convertir solo la expresión sin el paréntesis para una evaluación, ingrese al modo de edición de celda y selecciona la parte que quiere evaluar. En este ejemplo, seleccione 145*1.05. A continuación pulse F9 seguido de Enter. Excel convierte la fórmula a lo siguiente:

=(152.25)/A1